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我的早会、周会和月会管理经验

2014年5月3日 12:27:50  分类: 建筑结构  参与: 人  点这评论

 分享一下我的早会、周会和月会管理经验
 
上午十点左右,无意之中打开微信,看到一个多年的老同事刚发的一个微信,有照片(一群人正襟危坐在偌大的办公室内,拿着笔记本认真记录),有文字(晨会仍在进行中……)
这个微信让我想分享一下我的早会、周会和月会管理经验,抛砖引玉来交流。


我个人的理解是一个企业的例行管理靠三个计划和三个会议来进行管理的。其中三个计划就是年度工作计划表、月度工作计划表和周工作计划表。而三个会议则是早会、周会、月会。
 
这三个例行会议的管理首先就是要提高会议效率,不能打持久战。所以我提出了“5分钟早会,90分钟周会, 120分钟月会”的管理要求,主要目的是大家要会前认真准备并做好会前的沟通和协调,避免在会议上进行过多的讨论甚至争执。
 
对于早会,我的目的很单纯,就是点人头,到齐了吗?然后统一目标,上路开工,投入工作状态。所以,我的早会有几点:第一,开会时间不能太长,9点上班,每天早上9:05开始,尽可能在5分钟之内结束,如有特殊新增的且需全体成员参与的重要工作,可适当延长,但最长不超过20分钟。第二,轮流主持,每个人都要对会议主持有一个切身体会,以避免常见会议中的迟到、不主动、不认真、不积极、散漫等行为的发生。期望大家能够准时、认真、开放,切实体味尊重与被尊重是相互的。第三,会议主持人要在会议结束10分钟之内将当日会议纪要(EXCEL版)放在内部OA系统上,大家随时都可以看。第四,早会内容主要集中在今日重点工作安排,同时要求每个人当日下班自己主动到OA系统上更新自己当日工作的完成情况,力求做到日事日毕。第五,原则不鼓励坐着开早会,期望大家站立开会,第一时间不长,第二站着精神状态好些,对身体也好些。第六、磨刀不误砍柴工,凡是工作日,一定坚持开早会,让大家养成一个良好的工作习惯,并在坚持中持续改善。
 
有关周会,我的看法是周会就是对当月工作进度的一个阶段性总结,是一个更短期的PDCA循环,看进度、做调整、做改善。同时,主管也可以根据本周的主要问题点和员工标杆行为进行案例引申点评,做一些企业文化建设的分享交流,来统一大家的思想和认识。所以,我的周会一般有几个特点:第一,每周上班的第一天,时间是下午14:00—15:30,有主管或者其代理人主持;第二,设定专人做好会议纪要,并在当日下班前放在OA系统内,大家随时可以看到;第三,周会的主要内容就是上周工作进度简述,本周重点工作展望,需要大家协助的工作事项,每人5分钟左右。同时主管可以做一些企业文化实践经验分享交流。第四,每个人每周上班第一天,需要根据月度工作计划、客户需求、年度工作目标等来确定本周重点工作计划并有助理汇总成周工作计划在内部公告栏张贴公布。

 

有关月会,我认为月会重点是当月每个人的绩效述职会议,同时也是年度工作目标完成的一个PDCA管理循环。我开的月会的几个要点是:第一,月会一般在每月上班的第一周第一天(最好是每月5日之前),具体时间为下午14:00—16:00,必须有主管主持。第二,月会的主要内容包含上月工作进度及改善(依照绩效指标完成情况、重要工作项目进度、客户需求满足情况,内部可以提供一个参考模版);本月重点工作计划,对公司或团队成员的需求内容。 每人8--10分钟; 最后,有一项是企业文化实践经验交流分享或“用以致学”心得分享(主管或主管指定一人,既然对优秀者的一种鼓励,也是对其他人员的一种启发,更重要的是可以创建一种学习型的团队氛围)。第三,会议设定专人负责做好会议纪要,并在会后一个工作日内将《会议纪要》电子邮件形式发各参会人员,重要的《会议纪要》还需会议参与人签字,会议纪要电子版在内部OA 系统公布,原件交相关人员归档保管。第四,会议记录人员负责会议决议事项的进度追踪,及时向会议主持人汇报工作进度,并在下次会议开始之前将上次会议决议的执行情况通报给与会人员。第五、每月第一周,周会和月度工作总结、本月工作计划会议整合一起召开。第六,每个人每月25日要和主管讨论确定下月重点工作计划。此月度计划要在每月最后一周最后的2个工作日内汇总成内部月度行事历并张贴公布在内部公告栏。
   
没有规矩,不成方圆。所以,为了保证会议的高效,对于月会会的议纪律,一般我提出以下要求:第一,会议组织人负责会议纪律的维护(手机静音,不来回走动、报告收缴等),准备签到表,组织参会人员签到。第二,参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时,组织人收回签到表。会后,组织人在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员。第三,参会人员如不能按时出席,需提前1个小时向会议组织人请假。第四,如应出席人因故不能出席,需指派代理人员参加,并提前告知会议组织者。
 
会议管理是企业管理中最常见的一种管理工具和管理手段,只要坚持贯彻执行,管理必然会逐步走向规范,效率也必将会逐步提升。

 

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